Software de facturación Verifactu para community managers y marketing freelance
Si te dedicas al community management o al marketing digital como autónomo en España, tu facturación esconde una trampa que la mayoría de CMs ignora: cada mes recibes facturas de Meta Platforms Ireland y Google Ireland por la publicidad que gestionas, y llegan sin IVA. No es un error. Es inversión del sujeto pasivo, y si no la contabilizas, tienes un problema con Hacienda. A eso se suma que necesitas un software de facturación conforme con Verifactu antes de que se agote el plazo legal.
Los autónomos deben tener operativos sistemas informáticos de facturación conformes con Verifactu antes del 1 de julio de 2027 (RD-ley 15/2025). El sistema debe garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, ya sea en modo Verifactu (remitiendo cada registro a la AEAT al emitir) o en modo no Verifactu (conservando registros con firma electrónica y registro de eventos).
La tenencia de software no certificado puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio (art. 201 bis LGT). La sanción recae sobre tener o usar software que no cumple los requisitos del reglamento, no sobre facturar mal.
El día a día de facturar como community manager freelance
Un community manager autónomo típico lleva entre 3 y 6 cuentas con una iguala mensual fija de 300 a 1.500 euros por cliente. Cada mes emite las mismas facturas recurrentes. Pero la realidad no es tan lineal: un cliente pide una campaña puntual, otro necesita diseño extra para stories, un tercero quiere un informe trimestral fuera de la iguala. El software debe permitir recurrencia automática y flexibilidad para añadir líneas extras sobre la base mensual.
El problema de las facturas de Meta y Google (inversión del sujeto pasivo)
Aquí está el dolor que distingue al CM de otros freelance. Cuando gestionas campañas en Meta Ads o Google Ads, la entidad que factura es Meta Platforms Ireland Limited o Google Ireland Limited. Esas facturas llegan sin IVA español porque la operación se rige por la inversión del sujeto pasivo (art. 196 Directiva 2006/112/CE): al ser un servicio entre empresarios de distintos estados UE, el IVA lo autorepercute el destinatario español.
En la práctica debes:
- Registrarte en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) mediante el modelo 036, obteniendo un NIF-IVA con prefijo ES.
- Autorepercutir el IVA al 21% sobre la factura de Meta/Google, declarándolo como IVA devengado y soportado deducible en tu modelo 303.
- Declarar la operación en el modelo 349 (declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias).
Muchos CMs desconocen esta obligación y contabilizan la factura de Meta como gasto sin IVA, generando una irregularidad fiscal acumulativa. Un software con soporte intracomunitario simplifica este proceso.
Facturar a agencias vs. cliente directo
El CM freelance alterna entre agencias/empresas y clientes directos. Cuando facturas a una empresa, aplicas retención IRPF del 15% (7% los tres primeros años). Si tu cliente es otro profesional, también. El software debe aplicar la retención automáticamente según tipo de cliente, sin que recalcules cada factura a mano.
Suscripciones SaaS: muchos gastos pequeños que sumar
Un CM medio paga entre 4 y 8 suscripciones mensuales: Metricool o Hootsuite para programación, Canva Pro para diseño, Mailchimp para email marketing, bancos de imágenes, almacenamiento en la nube. Son importes de 10 a 50 euros cada una, pero sumadas son un gasto anual significativo y deducible. Muchas facturan desde fuera de España (Canva desde Australia, Mailchimp desde EE.UU.) sin IVA español. Registrar estas facturas de gasto cada mes es tedioso sin un sistema que permita importarlas o digitalizarlas.
Qué criterios importan más (y menos) al community manager
- Conformidad con Verifactu — Prioridad máxima. Sin software conforme antes de julio de 2027, no hay parche.
- Facturación intracomunitaria — Más relevante de lo que parece: el CM recibe facturas ISP de Meta Ireland y Google Ireland cada mes. El software debe soportar estas operaciones.
- Precio — Con 5-15 facturas al mes, un plan de 7-15 euros es razonable. Pagar 25+ euros por funciones innecesarias (inventario, TPV) no tiene sentido.
- Migración desde Excel — Muchos CMs facturaban con plantillas de Excel o Sheets. Importar clientes y series existentes ahorra semanas.
- Acceso móvil — El CM trabaja desde ordenador. No factura en obra ni en ruta. El móvil sirve para revisar, no para emitir.
- Módulos — Tributan por estimación directa (actividad profesional, sección segunda IAE). Irrelevante.
Tres herramientas del catálogo y cómo encajan
Quipu (~14 euros/mes plan Starter)
Quipu ofrece facturas recurrentes automáticas, encajando con el modelo de igualas mensuales. Su soporte intracomunitario permite registrar facturas ISP de Meta Ireland y Google Ireland. La app móvil sirve para digitalizar tickets de gastos y la gestión automática de retenciones IRPF simplifica la alternancia entre agencias y clientes directos. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante.
Billin (~6,60 euros/mes plan Básico)
La opción más económica. Para un CM que emite pocas facturas al mes pero las necesita correctas (IVA 21%, retención cuando aplica), el plan básico cubre lo esencial. La importación de datos facilita la migración desde Excel. Limitación: no soporta facturación intracomunitaria, así que tendrás que gestionar manualmente las facturas ISP de Meta/Google. Si solo haces community management orgánico sin ads, esto no te afecta. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante (software de TeamSystem conectado a la AEAT).
B2Brouter (Free + 110 €/año, ~9 euros/mes)
Orientado a facturación electrónica y operaciones intracomunitarias nativas. Para el CM que gestiona ads con volumen significativo (y recibe facturas ISP cada mes), B2Brouter facilita el registro y declaración. No tiene app móvil ni importación desde Excel, lo que puede dificultar la migración. No tiene programa de afiliado activo; lo incluimos como cobertura editorial. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante, con envío a la AEAT incluido en todos sus planes.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que darme de alta en el ROI por gestionar campañas de Meta Ads o Google Ads?
Si la factura de Meta o Google viene a tu nombre (pagas la publicidad desde tu cuenta), sí: debes registrarte en el ROI (modelo 036), obtener un NIF-IVA y declarar trimestralmente en el modelo 349. Si el gasto lo paga directamente el cliente desde su propia cuenta publicitaria, la factura va a su nombre y tú no tienes obligación de ISP por ese concepto.
¿Cómo facturo una iguala mensual que incluye extras puntuales?
Emite una factura mensual con dos bloques: una línea fija por la iguala (“Gestión de redes sociales — junio 2026”) y líneas adicionales por extras (“Campaña de lanzamiento producto Y”, “Informe trimestral Q2”). El cliente ve desglosado qué es recurrente y qué es puntual, y tú tienes trazabilidad de cada servicio.
¿Puedo deducir las suscripciones a herramientas como Canva, Metricool o Hootsuite?
Sí, siempre que estén vinculadas a tu actividad profesional. Son gastos deducibles en el IRPF trimestral (modelo 130) y, si llevan IVA soportado español, también en el modelo 303. Las facturadas desde fuera de la UE no llevan IVA español; las facturadas desde la UE (herramientas con sede en Irlanda, por ejemplo) se gestionan por inversión del sujeto pasivo.
¿Debo preocuparme ya por Verifactu si soy community manager autónomo?
Sí. El plazo para tener software conforme es el 1 de julio de 2027, pero la adaptación no es inmediata: implica elegir herramienta, migrar datos, configurar series de facturación y acostumbrarte al nuevo flujo. Hacerlo con calma es mejor que hacerlo con prisas el último mes. Además, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) prevé la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, con reglamento ya publicado (RD 238/2026) pero fecha de aplicación pendiente de una orden ministerial. Prepararse ahora evita hacer dos migraciones seguidas.
Haz el test de decisión
Responde a unas pocas preguntas sobre tu situación real — tipo de clientes, volumen de facturación, si gestionas ads o solo orgánico — y te recomendamos la opción más ajustada de nuestro catálogo.
Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Consulta con un asesor fiscal o con la Agencia Tributaria (AEAT) para cuestiones específicas. Referencias legales basadas en fuentes oficiales del BOE y la AEAT verificadas a fecha de actualización.